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Ontario - Changes to Hiring Practices March 19 2025
The Government of Ontario has announced the implementation dates and regulations for changes to the Employment Standards Act (ESA), as part of the Working for Workers Act. Starting January 1, 2026, all publicly advertised job postings must adhere to new requirements. These include pay transparency, where job postings must disclose the expected compensation or range, with a maximum range difference of $50,000, unless the salary exceeds $200,000, in which case the requirement is waived. Additionally, job postings must disclose if AI will be used in the hiring process, cannot require Canadian work experience, and must specify if the posting is for an existing vacancy. Employers must retain a copy of the posting for three years. These rules apply to external job postings and exclude employers with fewer than 25 employees.
Furthermore, effective January 1, 2026, employers must inform candidates who applied to publicly advertised job postings about the hiring decision within 45 days of their last interview. This notification can be delivered in writing, in person, or through technology like video calls. The term "interview" encompasses most interactions where an employer evaluates an applicant's suitability, excluding preliminary application screenings. This requirement also applies when external recruiters assess candidates on behalf of a business.
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Source: Government of Ontario
Modifications aux pratiques d’embauche en Ontario
Le Gouvernement de l’Ontario a annoncé les dates et les règlements entourant la mise en œuvre des modifications à la Loi sur les normes d’emploi, dans le cadre de la Loi visant à œuvrer pour les travailleurs. À compter du 1er janvier 2026, toutes les annonces publiques de postes devront être conformes aux nouvelles exigences. Ces dernières comprennent la transparence salariale, qui stipule que les annonces de postes doivent indiquer la rémunération ou la fourchette de rémunération prévue, avec un écart maximal de 50 000 $; cette exigence ne s’applique pas si le salaire est supérieur à 200 000 $. Les annonces de postes doivent également mentionner si l’IA fera partie de la procédure d’embauche, ne peuvent exiger d’expérience de travail au Canada et doivent indiquer si le poste à combler est actuellement vacant. Les employeurs doivent aussi conserver une copie de l’annonce pour une période de trois ans. Ces règlements concernent les annonces de postes externes et excluent les employeurs comptant moins de 25 employés.
De plus, à compter du 1er janvier 2026, les employeurs devront communiquer aux candidats ayant répondu à une annonce publique de poste leur décision de les embaucher ou non dans les 45 jours suivant la dernière entrevue. Cela pourra se faire par écrit, en personne ou par un moyen technologique comme un appel vidéo. Par « entrevue », on entend la plupart des interactions au cours desquelles un employeur évalue l’aptitude d’un candidat, et on exclut l’examen préliminaire de la demande. Cette exigence s’applique également si des recruteurs externes évaluent des candidats pour le compte d’une entreprise.
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Source : Gouvernement de l’Ontario