Time Off to Vote in the Federal Election October 09 2019

With the federal election quickly approaching on October 21, 2019, employers across Canada should review the rules regarding their obligation to provide employees with time off of work in order to vote.  It should be noted that the below applies to employees reporting to voting stations on October 21, 2019 only and does not apply to employees voting on advance polling days.

Employer Obligations

Under the Canada Elections Act, every employee who is eligible to vote in the federal election is entitled to three consecutive hours off of work in order to vote. If an employee’s work schedule on voting day allows for three consecutive hours free from work, employers are not obligated to grant the employee more time away from work during their shift to vote. However, if an employee’s schedule does not allow for three consecutive hours off, employers must grant at a minimum the paid time off that would be required to provide the employee with three consecutive hours off to vote, with pay. Time off for voting can be granted at the time of day that best suits the convenience of the employer.

Employers cannot make any deduction from an employee’s pay or impose a penalty of any kind on an employee for taking time off to vote. The Act also states that no employer shall interfere with the granting of time off to vote through intimidation, undue influence, or any other means. An employee can waive their right to time off to vote, but in these cases, employers may have to prove that the waiver was voluntary.

This law does not apply to employees of transportation companies (a company that transports goods or passengers by land, air, or water) who is employed outside of their polling division in the operation of a means of transportation, if the three hours cannot be allowed without interfering with the transportation service.

Examples

Across the country, polls are open for twelve hours and voting hours vary by time zone. To view the hours in your time zone, please click here. In the below examples, voting stations are assumed to be open from 9:30 am to 9:30 pm.

Example #1 – Employee scheduled to work from 8:30 am to 4:30 pm. The employer would not have to grant the employee time off from work because the employee has at least three consecutive hours outside of their regularly scheduled shift to vote (from 4:30 pm to 9:30 pm). 

Example #2 – Employee scheduled to work from 9:30 am to 7:30 pm. Since the employee does not have three consecutive hours outside of their scheduled shift to vote, the employer must provide them with time off of work. The employer has three options available to them:

  1. First, the employer can alter the employee’s start time to 12:30 pm. This would allow the employee three consecutive hours between 9:30 am and 12:30 pm to vote. Here, the employee must be paid for the three hours as if their shift started at 9:30 am.
  2. Second, the employer could allow the employee to leave work early. If the employee left work at 6:30 pm instead of 7:30 pm, the employee would have three consecutive hours from 6:30 pm to 9:30 pm to vote. However, the employee must be paid for the one hour difference as if their shift ended at 7:30 pm. 
  3. The third option is to grant the employee three consecutive, paid hours off of work during their shift to vote. 

Failure to comply with these provisions of the Act is an offence and could result in severe fines and/or imprisonment. To view the Canada Elections Act, please refer to our Laws tab. If you have questions about the contents of this newsletter, please do not hesitate to reach out to our OnDemand team.

 

Temps accordé aux employés pour voter aux élections fédérales

À l’approche des élections fédérales du 21 octobre 2019, les employeurs de partout au Canada devraient revoir les règles concernant leur obligation d’accorder du temps aux employés pour voter. Il convient de noter que ce qui suit s’applique aux employés qui se présentent aux bureaux de vote le 21 octobre 2019 seulement et ne s’applique pas aux employés qui votent par anticipation les jours de vote par anticipation.

Obligations de l’employeur

En vertu de la Loi électorale du Canada, tout employé qui est habile à voter doit disposer de trois heures consécutives pour aller voter pendant les heures de vote, le jour du scrutin. Si l’horaire de travail d’un employé le jour du vote permet trois heures consécutives hors du travail, les employeurs ne sont pas obligés d’accorder à l’employé plus de temps d’absence du travail pendant son quart de travail pour voter. Toutefois, si l’horaire d’un employé ne permet pas trois heures de congé consécutives, les employeurs doivent accorder au moins le congé payé qui serait nécessaire pour lui accorder trois heures de congé consécutives pour voter, avec salaire. Le temps de congé pour le vote peut être accordé au moment de la journée qui convient le mieux à l’employeur.

Il est interdit à l’employeur de faire des déductions sur le salaire d’un employé ou de lui imposer une pénalité pour la période qu’il doit lui accorder pour aller voter. La loi stipule également qu’il est interdit à l’employeur d’empêcher, par intimidation, abus d’influence ou de toute autre manière, son employé habile à voter de disposer de trois heures consécutives pour aller voter. Un employé peut renoncer à son droit d’aller voter, mais dans ce cas, l’employeur pourrait devoir démontrer que la renonciation était volontaire.

Cette loi ne s’applique pas aux employés des sociétés de transport (une entreprise qui transporte des marchandises ou des passagers par voie terrestre, aérienne ou maritime) qui sont employés à l’extérieur de leur section de vote dans l’exploitation d’un moyen de transport, si les trois heures ne peuvent être autorisées sans interférer avec le service de transport.

Exemples

Dans l’ensemble du pays, les bureaux de vote sont ouverts pendant douze heures et les heures de vote varient selon le fuseau horaire. Cliquer ici pour afficher les heures dans votre fuseau horaire. Dans les exemples ci-dessous, l’on suppose que les bureaux de vote sont ouverts de 9 h 30 à 21 h 30.

Exemple 1 – Employé censé travailler de 8 h 30 à 16 h 30. L’employeur n’aurait pas à lui accorder de congé puisque l’employé dispose d’au moins trois heures consécutives en dehors de son quart de travail régulier pour voter (de 16 h 30 à 21 h 30). 

Exemple 2 - Employé censé travailler de 9 h 30 à 19 h 30. Puisque l’employé ne dispose pas trois heures consécutives en dehors de son quart de travail pour voter, l’employeur doit lui accorder du temps pour voter. L’employeur a le choix entre trois options :

  1. Premièrement, l’employeur peut modifier l’heure du début du quart de travail de l’employé à 12 h 30. Cela permettrait à l’employé de voter entre 9 h 30 et 12 h 30. Dans ce cas, l’employé doit être payé pour les trois heures comme si son quart de travail avait débuté à 9 h 30.
  1. Deuxièmement, l’employeur pourrait permettre à l’employé de quitter le travail plus tôt. Si l’employé quittait son travail à 18 h 30 au lieu de 19 h 30, l’employé disposerait donc de trois heures consécutives pour voter, soit de 18 h 30 à 21 h 3 Toutefois, l’employé doit être rémunéré pour cette heure de congé, comme si son quart de travail se terminait à 19 h 30.
  1. La troisième option consiste à accorder à l’employé trois heures de travail payées pendant son quart de travail.

Le non-respect de ces dispositions de la Loi constitue une infraction qui pourrait entraîner de graves amendes ou des peines d’emprisonnement. Pour consulter la Loi électorale du Canada, rendez-vous à notre onglet Lois. Pour toute question sur le contenu de ce bulletin, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe SurDemande.