Hosting an Office Holiday Party November 18 2019

Hosting a holiday party has become an increasingly complex task for employers, especially with the legalization of cannabis for recreational use last year. Employers who choose to host such an event without taking the proper precautions can open themselves up to a tidal wave of litigation and liability. With the holiday season quickly approaching, we’d like to take this time to share some tips to ensure a fun and safe holiday event while avoiding any potential negative after-effects.

Alcohol and Cannabis

Alcohol and/or cannabis consumption can cause people to lower their inhibitions and have poor judgement. This being said, it is perfectly alright to serve alcohol at work events when the steps have been taken to ensure proper monitoring and management of the alcohol. Employers have a duty to protect employees from harm - even if it is caused by drinking and/or cannabis consumption.

It is important for employers to keep in mind that allowing employees to consume alcohol and/or cannabis at a party is a risk and must be treated as such. The risk must be monitored and employers must take all reasonable precautions to lower this risk. These precautions should include:

• Implementing a written policy that governs alcohol and cannabis use at all company events, and clearly communicate this policy to your employees. You can find a sample Drug and Alcohol Policy in our Resource Centre.
• If serving alcohol, use drink tickets to limit consumption. Make sure employees only receive a limited number of tickets and that these tickets cannot be transferable to other employees.
• Do not allow underage employees to have access to alcohol and/or cannabis at any time.
• Provide a safe way home. This ideally would mean a paid taxi ride home or a shuttle bus available for employees.
• Having someone responsible for monitoring the event and cutting employees off when need-be.
• Taking keys away from those who are impaired.
• Stop serving alcohol at least one hour before the end of the event.
• Do not have alcohol be the main focus of your event. Plan other games and activities.
• Plenty of food and non-alcoholic beverages should be available to your employees at all times.

Consider Alternatives

The purpose of a holiday party is to boost employee morale and to show appreciation for employees during the holiday season. However, there are certain circumstances under which a traditional office party may not be appropriate.  If your organization has just engaged in layoffs for economic reasons, employees may not take so well to a traditional lavish holiday party. Perhaps a more understated event would be preferable, and would demonstrate more sensitivity towards the employees. Similarly, if highly inappropriate behavior has occurred at more than one office event, perhaps it would be a good idea to organize daytime activities at the office instead, or at the very least, host an alcohol-free event.

Another great reason to consider organizing alternative events or ways to celebrate the holidays is to be respectful of all members of your staff, as workplaces are becoming increasingly diversified. Try to organize events that allow your employees to celebrate without having the unwanted consequence of alienating certain employees. Calling this event a “Holiday Party” rather than “Christmas Party” is a step in the right direction. If food is provided, remember to give options for those requiring accommodation for religious, dietary, and/or allergy reasons.

Remember to pay attention to details and to be in tuned to your current workplace climate and culture. This will allow you to better decide the type of event that would be most appropriate for your place of work at this time. For more advice on how to host a holiday office party, please don’t hesitate to reach out to our HR team by submitting a ticket through the OnDemand portal.

Happy Holidays!

L’organisation d’un party des Fêtes au bureau

L’organisation d’un party des Fêtes est une tâche de plus en plus complexe pour les employeurs, notamment depuis la légalisation du cannabis à des fins récréatives l’an dernier. Les employeurs qui décident de tenir un tel événement sans prendre les précautions nécessaires peuvent s’exposer à un raz-de-marée de poursuites. Comme la période des Fêtes approche à grands pas, nous aimerions prendre ce temps pour vous suggérer quelques trucs et conseils pour vous assurer que vos employés s’amusent en toute sécurité, tout en évitant toute conséquence potentielle.

L’alcool et le cannabis

La consommation d’alcool ou de cannabis peut entraîner chez certaines personnes une perte d’inhibition et des comportements inhabituels. Cela dit, il est tout à fait correct de servir de l’alcool lors d’événements organisés par l’entreprise lorsque des mesures ont été prises pour assurer un contrôle adéquat de l’alcool. Les employeurs ont le devoir de protéger les employés contre les préjudices, même s’ils sont causés par la consommation d’alcool ou de cannabis.

Il est important pour les employeurs de garder à l’esprit que le fait d’autoriser les employés à consommer de l’alcool ou du cannabis lors d’un événement est un risque et doit être considéré comme tel. Le risque doit être surveillé et contrôler et les employeurs doivent prendre toutes les précautions raisonnables pour le réduire. Parmi ces précautions, il faut citer notamment :

• Mettre en œuvre d’une politique écrite qui régit la consommation d’alcool et de cannabis à tous les événements de l’entreprise, et communiquer clairement cette politique à vos employés. Vous trouverez un exemple de politique sur les drogues et l’alcool dans notre Centre de ressources.
• Si vous servez de l’alcool, utilisez des billets pour limiter la consommation. Assurez-vous que les employés ne reçoivent qu’un nombre limité de billets et que ces billets ne puissent être transférés à d’autres employés.
• N’autorisez jamais les employés mineurs à avoir accès à de l’alcool ou à du cannabis.
• Assurez un retour à la maison sécuritaire. Idéalement, un trajet en taxi payé jusqu’à la maison ou une navette disponible pour les employés.
• Ayez une personne responsable de surveiller l’événement et d’empêcher les employés de boire, au besoin.
• Retirez les clés à ceux qui ont les facultés affaiblies.
• Cessez de servir de l’alcool au moins une heure avant la fin de l’événement.
• Ne faites pas de l’alcool l’objectif principal de votre événement. Planifiez d’autres jeux et activités.
• Suffisamment de nourriture et de boissons non alcoolisées devraient être offertes à vos employés en tout temps.

Envisagez des solutions de rechange

Le but d’un party des Fêtes est de motiver les employés et de démontrer votre appréciation pendant la période des Fêtes. Néanmoins, il s’avère parfois qu’un party de bureau traditionnel n’est pas approprié. Si votre entreprise a dû licencier des employés pour des raisons économiques, ceux qui restent pourront ne pas vraiment apprécier un somptueux et traditionnel party des Fêtes. Il serait alors peut-être préférable de tenir un événement plus discret et qui ferait preuve d’une plus grande sensibilité à l’égard des employés. De même, si un comportement hautement inapproprié s’est produit à plus d’un événement de bureau, il y aurait peut-être lieu d’organiser des activités au bureau pendant la journée ou, à tout le moins, d’organiser un événement sans alcool.

Une autre excellente raison d’envisager l’organisation d’autres événements ou façons de célébrer la période des Fêtes est de démontrer votre respect pour tous les membres de votre personnel, car les lieux de travail sont de plus en plus diversifiés. Essayez d’organiser des événements qui permettent à vos employés de célébrer sans provoquer la conséquence indésirée d’aliéner certains employés. Nommer cet événement un « party des Fêtes » plutôt qu’un « party de Noël » est un pas dans la bonne direction. Si de la nourriture est fournie, n’oubliez pas de proposer des options pour ceux qui ont besoin d’accommodement pour des motifs religieux, diététiques ou d’allergie.

N’oubliez pas de prêter attention aux détails et d’être à l’écoute de l’ambiance et de la culture actuelles de votre milieu de travail. Cela vous permettra de mieux décider du type d’événement le plus approprié pour votre lieu de travail en ce moment. Pour plus de conseils sur la façon d’organiser un party des Fêtes, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe des RH en soumettant un billet par le portail SurDemande.

Joyeuses Fêtes !