Upholding an Employer’s Right to Medical Information January 20 2020
The recent case of Provincial Health Services Authority (“Provincial Health”) and HAS BC (Kozak) provides insight to employers regarding the thin line between an employee’s right to privacy and an employer’s right to information when it comes to obtaining medical information to substantiate a leave of absence.
Case Summary
61-year-old Kozak had been employed by Provincial Health in the medical laboratory area for 40 years. Kozak commenced a sick leave on January 23, 2017 without presenting medical documentation. In February 2017, the employer advised Kozak that she needed to provide medical clearance before returning to work, but she refused. Her failure to provide the requested medical information lead to several disciplinary measures as per the company’s collective agreement, and eventually resulted in Kozak’s termination on April 10, 2018. Kozak filed a grievance against the employer, arguing that she had privacy concerns related to providing medical documentation and that termination was excessive provided her length of service as well as the economic hardship it would cause. The grievance was denied and the matter proceeded to arbitration.
The arbitrator found that the employer had the right to ask Kozak for medical information because they had no documentation to support the length of the leave or her subsequent return to work. Although Kozak’s length of service and economic hardship caused by the termination were mitigating factors in her favour, reinstatement of employment was found not to be possible since Kozak refused to provide the employer with any medical information. Ultimately, the just cause termination was upheld.
Important Considerations
While employers are not entitled to request an employee’s entire medical file, or even their diagnosis, the Provincial Health case confirms that employer’s do have a right to request medical information/documentation to substantiate an employee’s sick leave and/or clearance to return to work following a sick leave. It also confirms that when an employee fails to do so, disciplinary action can be taken, up to and including termination for just cause.
It is important that employers have policies or provisions in their collective agreement in place for leaves of absence and return to work which both contain the procedure to request supporting medical documentation. Policies should also include repercussions for failure to provide the requested information. For policy templates and a sample medical documentation request letter, please visit our Resource Centre. If you have any questions about sick leaves, return to work, or requesting medical documentation, please don’t hesitate to reach out to our OnDemand team through our ticketing system.
Maintien du droit de l'employeur aux renseignements médicaux
L’affaire récente de la Provincial Health Services Authority (« Provincial Health ») et de la HAS BC (Melanie Kozak) fournit aux employeurs un aperçu de la fine limite entre le droit à la vie privée d'un employé et le droit de l'employeur à l'information lorsqu'il s'agit d'obtenir des renseignements médicaux pour justifier un congé.
Résumé de l’affaire
Melanie Kozak, 61 ans, travaillait au laboratoire médical de la Provincial Health depuis 40 ans. Mme Kozak a commencé un congé de maladie le 23 janvier 2017 sans présenter de documents médicaux. En février 2017, l'employeur l’a avisée qu'elle devait fournir une autorisation médicale avant de revenir au travail, mais elle a refusé. Conformément à la convention collective de l'entreprise, son omission de fournir les renseignements médicaux demandés a entraîné plusieurs mesures disciplinaires et a finalement mené au congédiement de Melanie Kozak le 10 avril 2018. Cette dernière a déposé un grief contre l'employeur, faisant valoir qu'elle avait des préoccupations à l’égard de la protection de la vie privée en lien avec liées à la fourniture de renseignements médicaux et que le congédiement était une mesure excessive en raison de la durée de son service auprès de l’entreprise et des difficultés financières qui y seraient associées. Le grief a été rejeté et l'affaire a été soumise en arbitrage.
L'arbitre a conclu que l'employeur avait le droit de demander des renseignements médicaux à madame Kozak puisqu’il n'avait aucun document pour appuyer la durée du congé ou de son retour subséquent au travail. Bien que les années de service de Melanie Kozak et les difficultés financières générées par le congédiement aient été des facteurs atténuants en sa faveur, le rétablissement de l'emploi a été jugé impossible en raison de son refus de fournir à l'employeur des renseignements médicaux. En fin de compte, le congédiement pour motif valable a été maintenu.
Éléments importants
Bien que les employeurs n'aient pas le droit de demander l'intégralité du dossier médical d'un employé, ni même son diagnostic, le cas de Provincial Health confirme que l'employeur a le droit de demander des renseignements médicaux ou des documents pour justifier le congé de maladie d'un employé et/ou l'autorisation de retourner au travail après un congé de maladie. Il confirme également qu’à défaut de se conformer à cette demande, l’employé peut faire l’objet de mesures disciplinaires, jusqu’ peuvent être prises, pouvant aller jusqu’au congédiement pour un motif valable.
Il est important que les employeurs intègrent à leur convention collective des politiques ou des dispositions relatives aux congés et au retour au travail qui contiennent la procédure pour demander des documents médicaux justificatifs. Les politiques devraient également inclure les conséquences de l’absence de communication des renseignements demandés. Pour obtenir des modèles de politiques et un exemple de lettre de demande de documentation médicale, veuillez visiter notre Centre de ressources. Pour toute question concernant les congés de maladie, le retour au travail ou la demande de documents médicaux, n'hésitez pas à joindre notre équipe SurDemande par l'entremise de notre système de billettique.