News

Federal: Reimbursement of reasonable work-related expenses August 16 2023

As of July 9, 2023 employers are required to reimburse employees for reasonable work-related expenses.

The CLC regulations outline factors that are to be considered in determining whether an expense is “work-related”, such as:

whether the expense is connected to the employee’s performance of work;
whether the expense enables an employee to perform work;
whether incurring the expense is required by the employer as a condition of employment or continued employment;
whether the expense satisfies a requirement for the employee’s work imposed by an occupational health or safety standard; and
whether the expense is incurred for a legitimate business purpose and not for personal use or enjoyment.

The regulations also state the following factors that should be considered in determining whether an expense is “reasonable”:

whether the expense is connected to the employee’s performance of work;
whether the expense is incurred to enable an employee to perform work;
whether it is incurred at the request of the employer;
whether any amount of expense is incurred beyond the amount necessary to enable the performance of the work;
whether the expense is one that is normally reimbursed by employers in similar industries;
whether the employer authorized the expense in advance;
whether the expense is incurred by the employee in good faith; and
whether the claim includes documentation, such as a receipt or invoice, that indicates that the expense was incurred.

Where there is no collective agreement in place establishing a time limit for reimbursing the employee’s expense, employers must pay the employee within 30 days after the employee submits the claim for payment.

Fédéral : Remboursement des dépenses raisonnables liées au travail

Dès le 9 juillet 2023, les employeurs sont tenus de rembourser aux employés les dépenses raisonnables liées au travail.

Le règlement du Code canadien du travail décrit les facteurs qui doivent être pris en compte pour déterminer si une dépense est « liée au travail », notamment :

si la dépense est liée au rendement du travail de l’employé;
si la dépense permet à un employé d’effectuer son travail;
si l’engagement de la dépense est exigé par l’employeur comme condition d’emploi ou maintien de l’emploi;
si la dépense satisfait à une exigence du travail de l’employé imposée par une norme de santé et de sécurité au travail; et
si la dépense est engagée à des fins professionnelles légitimes et non pour un usage personnel ou un plaisir.

Le règlement précise également les facteurs suivants qui doivent être pris en compte pour déterminer si une dépense est « raisonnable » :

si la dépense est liée au rendement du travail de l’employé;
si la dépense est engagée pour permettre à un employé d’effectuer son travail;
si elle est engagée à la demande de l’employeur;
si un montant de dépenses est engagé au-delà du montant nécessaire pour permettre l’exécution du travail;
si la dépense est normalement remboursée par les employeurs dans des industries semblables;
si l’employeur a autorisé la dépense à l’avance;
si la dépense est engagée de bonne foi par l’employé; et
si la réclamation comprend des documents, comme un reçu ou une facture, qui indiquent que la dépense a été engagée.

S’il n’y a pas de convention collective en place établissant un délai pour le remboursement des dépenses de l’employé, l’employeur doit payer l’employé dans les 30 jours suivant la soumission de la demande de remboursement par l’employé.

Federal Pay Equity Act to take effect August 31, 2021 August 11 2021

In efforts to close the gender wage gap, the Government of Canada introduced the Pay Equity Act on October 29, 2018 as part of Bill C-86 (Budget Implementation Act, 2018, No. 2.). On August 31, 2021 the Pay Equity Act will come into force to ensure that male and female employees receive equal pay for work of equal value. Employers that are federally regulated, including federal public and private sectors, parliamentary workplaces, and the Prime Minister’s and minister’ offices are required to ensure that Pay Equity Regulations are met. Once the act is in force, employers with ten or more employees will have three years to develop and implement their proactive pay equity plans.

La Loi fédérale sur l'équité salariale entrera en vigueur le 31 août 2021.

Le 29 octobre 2018, soucieux de combler l'écart salarial entre les sexes, le gouvernement du Canada a présenté la Loi sur l'équité salariale dans le cadre du projet de loi C-86 (Loi d'exécution du budget de 2018, no 2.). La Loi sur l'équité salariale entrera en vigueur le 31 août 2021 afin de garantir que les employés masculins et féminins reçoivent un salaire égal pour un travail de valeur égale. Les employeurs sous réglementation fédérale, y compris les secteurs public et privé fédéraux, les lieux de travail parlementaires, ainsi que les bureaux du Premier ministre et des ministres, sont tenus de veiller à ce que la Loi sur l'équité salariale soit respectée. Une fois la loi en vigueur, les employeurs comptant dix employés ou plus auront trois ans pour élaborer et mettre en œuvre leurs plans proactifs d'équité salariale.

Source : Government of Canada (Gouvernement du Canada)

Upcoming Minimum Wage Increase for Federal Employees July 15 2021

The Government of Canada announced on June 30, 2021 that the federal minimum wage will be increasing to $15.00 per hour on December 29, 2021. This change will affect workers in the federally regulated private sector.

To view employment legislation in your jurisdiction, please refer to the Laws tab.

Source: Government of Canada

Hausse prochaine du salaire minimum pour les employés fédéraux

Le 30 juin dernier, le gouvernement du Canada a annoncé que le salaire minimum fédéral passera à 15,00 $ l'heure à compter du 29 décembre 2021. Ce changement affectera les travailleurs du secteur privé sous réglementation fédérale.

Pour consulter la législation sur l'emploi dans votre juridiction, référez-vous à l'onglet Lois.

Source : Gouvernement du Canada

Update on Federal Drug and Alcohol Testing Rules March 21 2018

A committee tasked with assisting the federal government on deciding how to impose marijuana testing for workers state that no new federal rules on workplace impairment will be in place before cannabis becomes legal this summer.

The committee is split regarding the issue of drug testing for jobs where impairment could pose a threat to public safety. A number of committee members say this means that the Liberal government likely will not have time to address a number of requests from employers who want rules put in place for safety-sensitive jobs that would allow employers to legally conduct random drug tests.

Currently, there are no federal labour rules regarding drug and alcohol testing outside the military. For more information on the upcoming cannabis legalization please refer to Bill C-45 in the Laws section of our website and look out for our upcoming webinar on this topic taking place in April, 2018.

Source: CBC News

Mise à jour sur les règles fédérales sur les contrôles des drogues et de l’alcool

Un comité chargé d’aider le gouvernement fédéral à décider comment imposer les tests de dépistage de la marijuana aux travailleurs déclare qu’aucune nouvelle réglementation fédérale sur les facultés affaiblies au travail ne sera en place avant que le cannabis ne devienne légal cet été.

Le comité est divisé en ce qui concerne la question du dépistage des drogues pour les emplois où une dégradation des facultés pourrait constituer une menace pour la sécurité publique. Un certain nombre de membres du comité disent que cela signifie que le gouvernement libéral n’aura probablement pas le temps de répondre à un certain nombre de demandes d’employeurs qui veulent des règles pour des emplois désignés critiques pour la sécurité qui permettraient aux employeurs de faire légalement des contrôles aléatoires.

Actuellement, il n’y a aucune législation du travail fédérale concernant les tests de dépistage de drogues et d’alcool en dehors de l’armée. Pour plus d’information sur la légalisation imminente du cannabis, veuillez consulter le projet de loi C-45 dans la section Lois de notre site Web et consultez notre webinaire sur ce sujet en avril 2018.

Source : CBC News